事例からわかるメール誤送信を防止することの重要性

電子メールは非常に利便性が高い反面、ちょっとした操作方法の誤りから、会社存続の危機という大問題にまで発展しかねません。昨今、メールの誤送信により、会社の機密情報を漏洩させてしまったという事例が後を絶たないのです。毎日の業務で使用するものだからこそ、慎重に取り扱わなければなりません。宛先のメールアドレスの入力を間違える。文章の添付を忘れる。社内の人間に送るメールをお客様に送ってしまう。メール送信の失敗は誰もが1度経験したことがあることだと思います。メールは一度送信してしまうと、送信した瞬間から送り手は制御することが出来ないのです。そこで、大切になってくるのが、どのようにしてメールの誤送信を防ぐかということです。メール誤送信の対策はいくつか方法があります。適切に組み合わせ、会社内に導入すれば、メールの誤送信を防ぐことも可能です。

よくやってしまうメール誤送信の事例

メールの誤送信から情報が漏洩してしまったという事例は、昨今、大変よく耳にするニュースのひとつです。本来であれば、送付先のメールアドレスをBCCに設定しなければいけないはずが、TOに設定したまま送付してしまったため、メール受信者が他の受信者のメールアドレスが見えてしまう状態になり、メールアドレスが流出してしまったという例があります。個人情報が流出してしまうよくある例なので、気を付けなければなりません。また、社内宛てのメールをお客様に送ってしまったという例もあります。送信したファイルに社内の売り上げデータや社内の機密情報が記載されていると、信頼や利益の損失につながってしまいます。宛先の入力ミス、添付ファイルについての勘違い、これらが誤送信の原因の大別となっています。

誤送信を防ぐために気を付けなければいけないこと

メール誤送信により個人情報を漏洩させてしまうということはどんな組織、個人にも起こりうる事例です。メールを誤送信してしまえば、見ず知らずの人に情報が漏洩してしまいます。メールを送る際は必ず宛先を確認するというクセを付けることが大切です。メールを作成後、時間を置いてから再度チェックして送信するという方法は原始的ではありますが、最も簡単な対策方法です。多くのミスは慌ただしくメールを送信してしまったことから起こるのです。データの添付ミスによるメールの誤送信も、ファイルの置き場所と名前を明確にし、添付ファイル専用のフォルダーを作ることでミスを最小限にすることが出来ます。また、添付ファイルを暗号化することも、第3者に重要なメールを見られなく出来るので有効な方法です。誤送信によるミスが起きないようなチェック体制を敷き、未然に防ぐ姿勢が重要となります。