情報漏洩の事例を踏まえてメール誤送信を防ぐことを助けるツール

企業同士ではもちろんのこと、社内でも連絡ツールとして欠かせないのがメールです。昨今、情報漏えい問題がニュースでも多く流れます。メールでの誤送信やウイルス感染などでも情報漏えいは起こります。そういった事が起きないように対策をしっかり立てておく必要があります。情報漏えいの事例のほとんどがうっかりミスで大半を占めています。つまりメールを誤送信したことによる情報漏えいです。こういったミスを防ぐ為に送信前の内容確認や第三者によるメール内容チェックを行うなどがあります。ただこういったチェック方法は徹底されないと意味が無いですし人的負担も大きくなります。メール誤送信のツールを使えばある程度解決できるものもあります。メールを送付する前にポップアップ表示でチェック項目が出るツールなどもあります。送信前に再度チェックを自身で行うことにより誤送信を防ぐ効果があります。

うっかりやってしまったメール誤送信の事例

メール誤送信にはどのようなものがあるのか知っておくことで、自分でも気を付けるようになります。少し事例を紹介します。便利な機能がどんどん増えていくメールですがその一つに宛先のオートコンプリート機能があります。コンプリートした後に名前などのチェックをしっかり行えば良いですがそれを忘れると似ている名前や苗字が同じ人などに間違って送信してしまい情報漏えいに繋がるということがあります。グループ宛先は特定の人たちのみで構成されているものです。間違ったグループに送ってしまったりグループ全体には全く関係ない内容なのにグループ全員に送ってしまったりといったミスもよくあります。当然こういった事例も情報漏えいに繋がりますが受け取った側にしても企業に対して不信感を抱いてしまいます。うっかりやってしまったミスが会社の信用を大きく下げてしまう原因になってしまいます。

メール誤送信してしまった場合のその後の対応の事例

もし万が一メール誤送信をしてしまった場合、事態終息の為に迅速な行動と対応が必要になります。これらをすぐに行えるかどうかでその後の信頼回復に大きく関係してきます。対処法の事例としては気づいた時点で相手側へすぐに架電し状況説明とお詫び、そして即座にメールを削除してもらうようにお願いします。最初の一歩をいかに早く行動するかで未開封のまま削除してもらえるかどうかも決まります。相手側に削除していただいたら今度は正しいメールを送付して改めてもう一度謝罪をします。この時、二度と同じことが起きないよう自身でのチェックと他の社員の方にもチェックしてもらう方が良いです。そしてこういった誤送信が二度と起こらないように報告して改善策を考えていきます。また、誤送信してしまった場合の対策マニュアルを作成し、社内全員に周知させておくことも大切です。