最悪の事例になることを避けるためにメール誤送信を防ぐ方法

個人情報保護法や情報漏えい対策が重要視されているため、企業はこれらの問題に真剣に取り組んでいく必要があります。情報漏えいはどの企業でも起こり得ることであり、情報漏えいを起こしてしまった企業は、企業価値を大きく損ねてしまい信頼回復に大変な労力を要する重大なトラブルとなるのです。情報漏えいをしてしまう多くの要因に、故意ではないメール誤送信があります。実際にビジネスでメールを扱っている人で、うっかりメール誤送信をしてしまった経験のある人は多いのではないでしょうか。メールは手軽で簡単な反面、簡単さゆえに間違いを起こしやすいツールです。送り先を間違えたという単純なミスの事例など、重大なトラブルにもなりかねないメール誤送信を起こさないよう、しっかりと防止策をとることが必要です。

メール誤送信の原因となる事例とは

メール誤送信が起こる事例として多いのは、宛先アドレスの入力間違いがあります。電子メールの機能に「オートコンプリート機能」という、文字入力のサポートを行う機能があり、過去の入力履歴を参考にして次に入力する内容を予想した上で、候補の表示を行っています。メールアドレスの最初の部分を入力すれば、全部の文字列の入力が行えるとても便利な機能ですが、この機能によって表示されたアドレスを、きちんと確認しないまま送信することで間違いを起こしてしまうのです。他にもTO、CC、BCCの使い方の間違いもあります。TOにはメールを送る相手のアドレスを入力します。CCは先程の相手の他に、メールの内容を知らせたい相手がいる時に使用します。BCCは、基本的にCCと同様の機能となりますが、ここに入力されたアドレスは他の受信者には表示されません。このCCとBCの使用間違いによりミスが起こっているのです。

メール誤送信をしないための事例では、一呼吸置くことが重要

メール誤送信をしないための自衛策として、メールの設定を変更する方法があります。通常だと送信ボタンを押すとメールが送信される設定となっていますが、すぐに送信しない設定に変更するのです。送信トレーに移動したメールを確認した後、送信するというひと手間を加えることで、メール誤送信は確実に無くすことができます。またアドレスの選択を間違えるという事例もあります。このミスを無くすためには、オートコンプリート機能を解除する方法があります。こちらはアドレスをその都度入力する手間がありますが、送信先を間違えるミスを犯すことはなくなるでしょう。また、アドレス帳を整理、分類することも有効的です。会社ごとに小さなグループ分けを作ることで、選択ミスも少なくなり、メールを使う上での効率化を図ることもでき、一石二鳥です。