重大な事例になることを防ぐメール誤送信防止ツールの活用方法

便利なあまり大切な書類のやり取りや、内緒の話の内容をメールでやり取りすることがあります。しかし、宛先を間違えてあとで大変な思いをしてしまうことがあります。誰にでもそんな失敗の経験があるでしょう。メール誤送信は場合によっては情報漏えいにつながったり、人間関係のトラブルに発展することにもなりますので注意が必要です。そして、添付ファイルを間違えてしまうこともあります。それこそ情報漏えいや機密事項をライバル社に教えてしまうといったことも起こりかねませんので注意が必要です。これらの事例をうっかりミスでは済まされないメール誤送信をなくすためのいくつかの方法があります。例えば、後者の場合は添付ファイルにアクセス制限を設ける方法です。受信した相手はパスワードがないと見ることが出来ないので、ぎりぎりのところで漏えいを防ぐことができるのです。

フィルタリング機能で承認がないと送信できないようにする

個人が個人にメールを送るときは、慎重にアドレス帳から名前をひろい、確認して宛先指定することである程度のメール誤送信は防ぐことができます。送信ボタンをクリックした時点ですぐに送信されてしまうので、充分に気をつけるようにしましょう。個人の場合は、本人に謝罪することで許されることも多いですが、企業ではそうはいかないこともあります。色々な事例からメール誤送信を対策する企業向けのツールがあります。メール誤送信を防ぐために、フィルタリング機能を導入して、社外に送信されるメールは誰かの承認を得ないといけないという、送信される前に誰かの目を通るというものです。あらかじめフィルタリングポリシーを設定しておいて、勝手に送信ができないようにする機能を搭載したツールも使用することができます。

うっかりCCとBCCを間違えたメール誤送信

宛名を入力する時は宛先TOの欄に送り先のアドレスを入力します。そして、複数の人に同時に送信する場合にはCCのボックスに他のアドレスを入力します。そしてBCCの欄に入力したアドレスには、送信できますが、BCCに入れたメール情報は送信者のみ見ることができるのです。ですので、友人間でメールを送受信するのであれば、CC欄を使用しても構いませんが、ビジネス上個人情報のひとつともなるアドレスを他の人にオープンにしないのが暗黙のルールです。勝手に個人情報をオープンにしてしまったという事例もあります。複数の会社や関係者に送信する場合は、BCCを使うのが賢明でしょう。宛先には送信者が自らのアドレスを入力することで、たくさんの人へ送信しても、受信者は誰に送信されたのか分からないようにすることができるのです。